In dit draaiboek zijn alle facilitaire zaken opgenomen die van toepassing kunnen zijn bij atletiekwedstrijden op (inter)nationaal niveau. Voor specifieke wedstrijden zal het aangepast moeten worden voor de betreffende wedstrijd.

<naam van de wedstrijd>

<datum / data waarop de wedstrijd gehouden wordt>

<locatie van de wedstrijd>

Voorzitter LOC :

Aanspreekpunt namens de Atletiekunie (bij NK’s):

Eventueel andere leden van het LOC

• Politie                                : 0900 88 44
• Centraal alarmnummer : 112
• Huisartsenpost                : ….

Hier worden alle faciliteiten buiten de rondbaan beschreven, dus onder andere:

• Parkeerplaatsen
• Warming-up-gebied
• Callroom
• TIC
• Wedstrijdsecretariaat
• Medewerkersruimte
• Kantine / catering
• Extra toiletvoorzieningen (denk ook om het schoonmaken ervan)
• Extra vuilcontainers (denk ook om het legen ervan)
• Materiaalruimte
• Kleedruimtes
• Wachtkamer dopingcontrole
• Dopingcontrole ruimte

Plattegrond

Neem in het draaiboek een plattegrond op van de atletiekbaan en de omgeving van de atletiekbaan. Geef op die plattegrond de wedstrijdlocaties aan en bovenstaande voorzieningen in het buitengebied. Zorg op de wedstrijddagen voor een duidelijke bewegwijzering en hang grote exemplaren (minimaal A3-formaat) van de plattegrond op diverse locaties op.

Bij grote (inter)nationale atletiekwedstrijden wordt vaak gebruik gemaakt van veel apparatuur. Het is daarom goed om in de voorbereiding de benodigde en de beschikbare capaciteit (kWh) in kaart te brengen. Dit geldt zowel voor 220V als voor 380V (krachtstroom). Niet zelden moet er (tijdelijk) extra capaciteit worden toegevoegd, mogelijk in de vorm van te huren aggregaten.

Maak vooraf een planning van de aanrijroutes en de parkeerplaatsen. Overleg dit ruim van te voren met de gemeente. Dit is ook relevant voor eventuele vergunningen en het plaatsen van borden.

Maak hier een overzicht van materiaal dat besteld en gehaald moet worden of dat op enig moment op de atletiekbaan bezorgd wordt.

Donderdag

Opbouw accommodatie (uitgebreid beschrijven)

Koffie / Thee voor opbouwteam

Lunchpakketten / pauzes

Vrijdag

Opbouw accommodatie (uitgebreid beschrijven)

Koffie / Thee voor opbouwteam

Lunchpakketten / pauzes

Zaterdag

Opbouw accommodatie

Openen toegang tot de accommodatie (incl. vluchtroutes)

Ontvangst medewerkers

Opening kantine

Meldbureau / TIC openen

Eerste meldtijd atleten

Aanvang wedstrijd

….

Zondag

Opbouw accommodatie

Openen toegang tot de accommodatie (incl. vluchtroutes)

Ontvangst medewerkers

Opening kantine

Meldbureau / TIC openen

Eerste meldtijd atleten

Aanvang wedstrijd

….

eventueel opruimen accommodatie

Maandag

opruimen accommodatie.

Onderstaand schema is ook relevant voor het eventueel aanvragen van een evenementenvergunning en overleg met de GHOR.

• Specifieke zaken op de atletiekbaan zoals onder andere:
  • aanvullen zand in de verspringbakken
  • water in de steeplebak
• Overige zaken rondom de atletiekbaan

Voor vrijwilligers

• Lunchpakket
  • inhoud
  • aantal
  • tijdstip gereed
• Warme maaltijd
  • aanbod
  • plaats van de warme maaltijd
  • afspraken met de leverancier(s)
  • aantal
  • borden en bestek
  • tijdvak van uitserveren

Voor verkoop aan deelnemers en publiek

• Assortiment
• Aantal

Aantal vrijwilligers dat de catering verzorgt

Voor (inter)nationale wedstrijden is een apart netwerk voor de organisatie van groot belang. Het WiFi dat ook beschikbaar is voor bezoekers zal mogelijk overbezet raken doordat veel bezoekers hier gebruik van gaan maken. Daarnaast is het van belang dat er een goede dekking over het hele terrein aanwezig is, zeker als er voor wordt gekozen om de prestaties live (bijvoorbeeld door het gebruik van tablets) te verwerken.